Besser organisiert: Wie Medienprofis sich viel Zeit und Nerven sparen

Berlin – Das Leben ist anstrengender und komplizierter geworden, diesen Eindruck teilen heute wohl fast alle Berufstätigen. Berufliche und private Erledigungen brauchen mehr Aufmerksamkeit und Zeit, manches ist unnötig umständlich und schwierig. Umso wichtiger, zumindest die eigenen Angelegenheiten möglichst einfach und effizient zu erledigen. Das erlaubt, auch in unübersichtlichen Zeiten und bei vielen Verpflichtungen den Überblick zu behalten, das Notwendige zügig zu erledigen, um noch Zeit und Kraft für alles Weitere zu haben.

Für Medienprofis mit ihren besonderen Belastungen – ständiger Erfolgs- und Terminstress, Informationsüberflutung, oft emotional schwierige Themen – ist es entscheidend, sich um eine effektive Selbstorganisation zu kümmern. Sie erlaubt, eigene Prioritäten zu setzen und nicht ständig getrieben zu sein. Moderne Technologien helfen dabei, sollten aber nicht Selbstzweck oder zusätzlich zeitraubende Spielerei sein, sondern ausgewählt und begrenzt eingesetzt werden. Schließlich verbringen wir schon genug Zeit vor Bildschirmen.

Aus meiner Erfahrung nachfolgend einige Methoden und technische Hilfsmittel, die sich für mich bewährt haben. Wählen Sie aus, was Ihnen für Ihren Bedarf nützlich erscheint. Mehr zur generellen Selbstbestimmung im Beruf inklusive methodischer und technischer Tipps finden Sie auch in „Ich will doch nur meinen Job machen“.

Unnötige Apps löschen, Benachrichtigungen ausschalten
Mein Handy hat sich wegen seiner „intelligenten“ Funktionen leider immer mehr zu einer Quelle der ständigen Ablenkung entwickelt: Eine Flut von Benachrichtigungen, Vorschlägen und Hinweisen, die eher stören als weiterhelfen. Ich lösche daher alle Apps, die ich nicht regelmäßig nutze. Wo immer möglich, habe ich automatische Vorschläge (z.B. auch empfohlene Webseiten auf der Google-Startseite) deaktiviert. Sämtliche Social-Media- und News-Apps habe ich gelöscht und gehe nur bei Bedarf auf die mobile Webversion. Für das Social-Media-Management bevorzuge ich die Profi-Apps (z.B. die Meta Business Suite App statt der regulären Facebook-App für Konsumenten), um fokussiert zu bleiben.

Video-Apps zeitweise ganz deaktivieren
Besonders zeitraubend heute sind die Kurzvideos, die inzwischen die meisten Plattformen (u.a. YouTube, Facebook, Instagram) automatisch einspielen und die sich auch nicht mehr deaktivieren lassen. Nicht nur, dass ihre Qualität oft katastrophal ist, lenken sie durch den einfachen Zugriff und ihre kurze Einzeldauer besonders ab und senken die generelle Konzentrationsfähigkeit. TikTok nutze ich deswegen gar nicht, aber Inhalte von dort laufen auch bei YouTube (Shorts) ein. Daher deaktiviere ich diese App inzwischen gelegentlich komplett in den System-Einstellungen des Handys, um nicht ständig ohne weiteres Nachdenken zu schauen, welche neuen Clips es dort wohl gerade wieder gibt.

Dokumente und Daten nicht auf dem Desktop sammeln
Aufgeräumte Startbildschirme helfen generell, die Übersicht zu behalten und Ablenkungen zu reduzieren. Auf meinen Computern und Laptops im Büro und daheim sowie auf dem Handy habe ich jeweils einen neutralen einfarbigen Hintergrund und darauf nur die nötigsten Programme bzw. Apps und Ordner. Daten (z.B. Textdokumente, Präsentationen, Fotos) lege ich dort nie dauerhaft ab, sondern verschiebe sie zeitnah in Cloud-Ordner. Die entsprechenden Desktop-Anwendungen (u.a. Google Drive for Desktop, Adobe Creative Cloud-Client) machen das leicht. So sind die Startbildschirme immer fast leer, gleichzeitig alle Dateien von allen Geräten aus verfügbar – bei Bedarf auch von unterwegs.

Notizen gleich in einem digitalen Format
Meine Handschrift ist leider nicht die beste, und so kommt es gelegentlich vor, dass ich eilige Notizen später selbst nicht mehr entziffern kann. Zudem nützen sie mir auf einem Zettel auch nur wenig, weil ich sie später sowieso digital benötige (z.B. für einen Text, eine E-Mail oder ein Konzept). Von separaten Apps für Notizen bin ich wieder weg, weil ich später meistens sowieso Text- statt Listenformate benötige. Daher notiere ich nun alles direkt in Google-Dokumente, die ich später leicht weiter bearbeiten kann. Aktuell besonders wichtige Dokumente (z.B. Ideensammlung für ein anstehendes Projekt) habe ich für den schnellen, ablenkungsfreien Zugriff auf dem Startbildschirm meines Handy verlinkt.

Wichtige Unterlagen gescannt bereithalten
Viel unnötige Hektik ersparen Sie sich auch, wenn Sie Ihre wichtigsten beruflichen und privaten Unterlagen einmal scannen und in der Cloud ablegen (z.B. Zertifikate, Zeugnisse, Arbeitsproben, Geburtsurkunde, Ausweis). Dann können Sie sie später für eine Bewerbung oder eine E-Mail an eine Behörde mit wenigen Klicks anfügen. Zwar gibt es spezielle Scan-Apps und eine entsprechende Funktion auch in der Google-Docs-App. Aber für eine ausreichend hohe Qualität ohne Schatten oder verzerrte Ränder empfiehlt sich das Scannen auf einem Gerät. Einen guten Laserdrucker mit Kopier- und Scan-Funktion erhalten Sie für unter 200 Euro; von Tintenstrahldruckern rate ich im Normalfall ab.

Steuererklärung fortlaufend vorbereiten
Nach jedem Jahreswechsel saß ich früher vor einer Klarsichthülle voller Rechnungen und anderer Belege aus den vergangenen zwölf Monaten – dazwischen schon wieder manche aus dem neuen Jahr. Das ließ sich zwar sortieren und säuberlich aufkleben, aber schon der Gedanke daran ließ mich das immer wieder verschieben. Inzwischen lege ich fortlaufend ab: Alle eingehenden digitalen Belege (z.B. PDF-Rechnungen) kommen sofort in Google Docs in vorbereiteten Ordner für Einnahmen und Ausgaben in verschiedenen Kategorien. Alle Papierbelege sofort in das entsprechende Bündel (z.B. Arzt und Apotheke, Büromaterial, Briefporto). So ist nach dem Jahreswechsel nicht mehr viel zu tun.

Berufliche Reisen und Termine nachvollziehen

Berufliche Reisekosten (z.B. Hotelrechnungen, Zug, Taxi) und Bewirtungen stellen mich im Rückblick manchmal vor ein Rätsel. Wen habe ich damals noch einmal getroffen? Wenn die Erinnerung und der Blick in den Kalender nicht weiterhelfen, hat sich die Funktion „Meine Zeitachse“ in Google Maps bewährt: Haben Sie sie aktiviert, können Sie für jeden Tag rückwirkend sehen, wo Sie wann gewesen sind (die Bewegung des Handy wird protokolliert). So lässt sich, mitsamt genauer Uhrzeit, rekonstruieren, wohin Sie sich bewegt haben und welche Termine Sie wahrgenommen haben. Sogar das wahrscheinliche Verkehrsmittel wird anhand des Bewegungstempos abgeschätzt und protokolliert.

Aufräumen und Bereinigen fest einplanen
Egal, wie gut Sie organisiert sind, sammelt sich – wie in der Wohnung und im Kleiderschrank – im Laufe der Zeit doch wieder Unnützes an, gerät vieles erneut durcheinander. Auf Ihrem Desktop liegen auf einmal wieder Screenshots, unklar beschriftete Ordner, veraltete oder doppelte Dateien. Auf dem Schreibtisch stapeln sich Unterlagen, die Sie schon vor Monaten sortieren und einordnen wollten. Das Gegenmittel: Nehmen Sie sich regelmäßig Zeit (z.B. eine halbe Stunde pro Woche), um immer wieder aufzuräumen, zu löschen bzw. wegzuwerfen, was Sie nicht mehr benötigen. So bleibt der Aufwand überschaubar.

Generell empfehle ich, sich für möglichst wenige Plattformen und Apps zu entscheiden, um den Pflegeaufwand (Software aktualisieren, Daten ordnen) zu reduzieren. Beispiel: Sie könnten Internet-Lesezeichen auf vielerlei Weise organisieren. Für mich hat sich am Ende der einfachste Weg bewährt – nur im Browser, dort in thematischen Ordnern, und über alle Geräte hinweg synchronisiert. Bessere Organisation erfordert neue Prioritäten und anfangs eine gewisse Investition, vor allem etwas Zeit und minimale Anschaffungen, die sich aber vielfach auszahlt und Ihnen Ihr Berufs- und Privatleben erleichtert.

Zur vergangenen Job-Kolumne: Angemessenes Gehalt

Zum Autor: Karriere-Coach Attila Albert (geb. 1972) begleitet Medienprofis bei beruflichen Veränderungen. Er hat mehr als 25 Jahre journalistisch gearbeitet, u.a. bei der „Freien Presse“, bei Axel Springer und Ringier. Begleitend studierte er BWL, Webentwicklung und absolvierte eine Coaching-Ausbildung in den USA. www.media-dynamics.org.